إحتفظ بنسخ إحتياطية من عملك حتى لا تفقده!

هل يمكنك أن تتخيل فقدانك لرسالة الماجستير أو الدكتوراة كاملة بسبب عدم إلمامك أو تجاهلك لهذا الموضوع؟ ماذا لو حدث ذلك فعليا؟
إبدأ من الآن بأخذ إحتياطاتك و تجنب وضع نفسك في ذلك الموقف!
إحرص على أخذ نسخ إحتياطية من عملك الآن

على مر السنين الماضية سمعت الكثير من القصص لطلاب أو باحثين فقدوا كل عملهم أو جزء من عملهم بسبب عدم إنتباههم، تجاهلهم أو نسيانهم (لكثرة مشاغلهم) لأهمية الحرص على أخذ نسخ إحتياطية بشكل مستمر.

لكم أن تتخيلوا حجم العمل الذي من الممكن أن يفقد. جهد سنة أو أكثر قد يضيع -لا قدر الله- إذا ما كان هنالك تساهل أو نسيان في هذا الموضوع. و حتى إن كان المفقود جزء أو فصل مثلا في الرسالة، فلكم أن تتخيلوا صعوبة إعادة كتابة هذا الفصل خصوصا إذا ماكان الباحث قد أتمّ كتابته بعد مراجعته مرات و مرات مع أو بدون المشرف.

هنالك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها أخذ نسخ إحتياطية من الملفات، فهنالك العديد من البرامج التي تميزت في هذا الجانب، لكن، بحكم تطوّر التقنية و رخصها في كثير من الأحيان، ظهرت حلول جدا عملية و سهلة توفر للباحث إمكانية أخذ نسخة إحتياطية من عمله على أكثر من مكان بشكل تلقائي بحيث لا يحتاج الباحث بعد ذلك إلى القيام بهذه العملية المتعبة و التي قد تأخذ وقتا كثيرا بنفسه.

طبعا في نظري، كباحث، السهولة و العملية في الاستخدام هي أهم المعايير التي حرصت عليها عندما قمت بإختياري لأداة عمل النسخة الإحتياطية (Backup)، نظرا لضيق وقت الباحث بشكل عام و عدم توفر الوقت للتعلم من الصفر على برامج جديدة بالإضافة إلى أن عدم الحاجة إلى القلق بخصوص هذا الموضوع يعتبر في حد ذاته شئ جيد.

قمت بتجربة العديد من الأدوات و البرامج المختلفة. مثل هذه الأدوات كل ما هو مطلوب لاستخدامها هو وجود إتصال بالإنترنت، ليس بالضرورة ٢٤ ساعة، إنما وجود إتصال في أوقات مختلفة لرفع أي تغييرات على الملفات إلى مكان حفظها على الإنترنت في مكان آمن يتم توفيره من قبل الشركة الموفرة للخدمة.

هنالك العديد من هذه الأدوات المفيدة في حفظ الملفات و مزامنتها، بعضها مجاني و بعضها مدفوع، منها مثلا:

1. خدمة شوقار سينك SugarSync: هذه الخدمة أصبحت مدفوعة كلياً مؤخراً و لم تعد تسمح بالحسابات المجانية. أجدها من أفضل الخدمات الموجودة و يعتمد عليها.
2. الدروب بوكس (Dropbox): خدمة أخرى عملية و يعتمد عليها. شخصيا أعتمد عليها و على الأداة الأولى كليا في الإحتفاظ بعملي و ملفاتي.
3. مايكروسوفت (One Drive).

آلية عمل هذه الأدوات بشكل عام

تقوم آلية عمل هذه الأدوات على أساس أنه لكل مشترك في الخدمة مساحة مجانية أو مدفوعة يمكن أن يستخدمها المشترك لرفع ملفاته و مزامنتها (Synchronize) بشكل تلقائي من خلال الأداة التي يتم تنزيلها حسب نوع الجهاز الخاص بك من موقع الخدمة.

و للبدء في إستخدام الخدمة لا بد من تنزيل الأداة و تثبيتها على جهازك، حيث ستقوم الأداة بمساعدتك في إختيار أي من المجلدات تود رفعها و الإحتفاظ بنسخة إحتياطية منها على الإنترنت، حيث تقوم الأداة بعد ذلك، في حال تم إعدادها للبدء مع بدء تشغيل النظام بتفحص محتويات هذه المجلدات لاكتشاف أي ملفات جديدة أو تغييرات لتقوم برفعها.

نصائح لاستخدام أمثل للأدوات

يفضل لاستخدام الأداة بالشكل الأمثل إتباع النصائح التالية:

• أترك الأداة لتبدأ مع بدأ تشغيلك للجهاز و لا تلغي هذا الخيار عند تسجيلك لها و تأكد منه، فبهذه الطريقة سوف تعمل الأداة دوما دون الحاجة إلى أي تدخل منك.
• في حال كان لديك أكثر من جهاز (وندوز، ماك، آي باد)، يمكنك تزيل البرنامج و إعداد و توصيل كل جهاز بالخدمة و بهذه الطريقة أي تغييرات تحصل على أي ملف في أي من هذه الأجهزة سوف يتم رفعه و نشره لباقي الأجهزة تلقائيا. أضف إلى ذلك إلى أن المعلومات في هذه الحالة ستصبح لديك في أكثر من جهاز في حال تعطل أي من الأجهزة.
• غالباً ما توفر لك الأداة أمكانية الوصول إلى ملفاتك من خلال موقع الخدمة على الإنترنت، كما يمكنك تحرير بعض أنواع الملفات من خلال نفس الموقع. مفيد في حالة كنت تريد العمل من معمل الجامعة مثلا.
• غالباً يمكنك رفع أي ملفات تود ترفعها من خلال الإيميل. فمثلا، لو استقبلت بريدا على جوالك، يمكنك إعادة إرساله إلى البريد الخاص بك في الخدمة و سوف يتم إضافة الملف في الإيميل لمكتبة ملفاتك. لذلك قد يكون من المناسب تخزين بريد استقبال الملفات الخاص بك في الخدمة في جوالك.
• أيضا، يمكنك رفع أي ملفات من خلال موقع الخدمة بعد الدخول إلى حسابك.
• توفر لك الخدمة إمكانية مشاركة الملفات مع أي من معارفك إن أردت ذلك.